如何管理证明文件

一、功能简介

您可以在 文档管理模块 中，管理碳足迹核算所需的各种活动数据证明材料，例如：水电费发票、台账、人员名单、BOM 表等。

进入方式：

1. 通过首页或左侧任务栏进入具体的项目详情页。
2. 点击底部工具栏的 【文档】 按钮，即可打开本模块。

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二、操作流程

设置文件夹、分类文件

文档管理模块的左侧导航为系统内置的默认文件夹，您可以根据这些文件夹（如“企业信息”、“产品信息”、“能源报表”等）对证明文件进行分类管理。您可以自行修改、创建或删除文件夹。

修改文件夹名称

1. 选中目标文件夹。
2. 点击鼠标右键激活操作菜单。
3. 点击 重命名 按钮即可修改。
   • 注意：同一个目录下的文件夹不允许重名。

新建文件夹/删除文件夹

新建：

1. 在左侧导航选择对应目录。
2. 右键激活操作菜单，点击 新建子文件夹 按钮；或直接在顶部工具栏点击 新建子文件夹 按钮。

删除：

1. 右键激活目标文件夹的操作菜单。
2. 点击 删除 按钮即可。
   • 警告：删除文件夹将同步删除其下的所有文件，请谨慎操作。

文件分类

您可以通过以下方式移动文件，进行分类：

方式一（菜单操作）：

1. 选中要移动的文件。
2. 右键点击 移动 按钮，或在顶部工具栏点击 移动 按钮。
3. 选择目标文件夹。

方式二（拖拽操作）：

1. 选中要移动的文件。
2. 长按鼠标左键，将其拖拽至目标文件夹。
3. 释放左键即可完成移动。

文件预览及数据提取

模块内置了独立的文件阅读器，您可以直接在系统内阅读文件，并提取有价值的数据信息，快速新建为数据记录以供后续建模核算使用。

文件预览

您可以通过以下三种方式打开文件阅读器：

1. 选中目标文件，右键点击 打开 或 预览。
2. 选中目标文件，按下键盘的 空格键。
3. 直接双击要阅读的文件。

在文件阅读器中，您可以进行以下操作：

• 搜索文件内容：点击操作区的 搜索 按钮，输入关键字即可。

• 下载到本地：点击操作区的 下载 按钮。

• 版本历史：点击 版本历史 按钮，可查看文件的历史版本及内容，支持版本复原。

• 文件信息：点击 文件信息 按钮，可查看文件的格式、大小、来源、创建人等原始信息。

• 调节阅读区：在底部区域调节内容显示角度与大小。

  • 角度旋转：点击 旋转 按钮，内容默认向右旋转 90 度（可多次操作）。
  • 放大/缩小：点击 放大、缩小 按钮（系统默认按 20%梯度调整），或直接点击百分比数字进行自定义设置。

文件数据提取

文件阅读器支持数据的结构化提取与创建，便于您快速新建数据记录。

1. 激活提取模式
   • 在阅读器右上角工具栏，点击 新增记录 按钮。
   • 激活后，阅读区将切换至数据提取模式，系统会自动高亮标出（蓝色边框）识别到的文本信息，同时左侧会出现数据录入表单。

2. 提取并填充数据
   • 选中想要提取的文本信息。
   • 单击鼠标右键，将选中的信息快速填充至右侧表单的对应字段中，系统会自动识别并填充。

3. 保存记录

   • 多次提取并填充表单后，点击 保存 按钮，系统将自动新建一条数据记录。

4. 数据追溯

   • 在查看该数据记录详情时，将鼠标移入字段区域。
   • 如果该字段值是从文件中直接提取的，则该区域会自动高亮。
   • 点击高亮区域，左侧内容区将自动定位到对应的原文位置，方便您进行快速的数据来源核查。

提示：除了在文档阅读器中创建数据记录，您还可以通过项目详情页的 数据管理 入口，打开功能更全面的独立数据记录管理模块，进行数据的录入、管理及加工计算。